Aleksi Pulkkanen

M.Sc. in Industrial Engineering. COO @ Agendium
management & planning
Lisätty kategoriaan

Hyvä projektirakenne ja sopiva tehtävätaso Worklist:llä

Aleksi Pulkkanen
kirjoitti
Jan 20, 2017
Kommentoi
Jaa
 Lataa tietopaketti pdf-versiona

Yksi nykyajan asiantuntijatyön haasteista on se, että ihmiset ovat monissa eri hankkeissa ja hyvin erityyppisessä työssä mukana samanaikaisesti. Tämä tekee oman työkkonaisuuden hahmottamisen hankalaksi. Voi olla vaikeaa muistaa aina, mikä oli nyt seuraavaksi se kaikkein tärkein ja kiireisin homma hoidettavaksi.

Worklistin yhtenä tärkeimmistä tavoitteista on tuoda selkeyttä ja rakennetta työhösi. Työasiat jaetaan ensin eri työtiloihin, jollainen voi olla esimerkiksi kehitysprojektia, tiimin työnjakoa ja sinun omaa to-do -listaasi varten. Näiden työtilojen sisälle on myös tärkeää luoda selkeä rakenne, joka helpottaa kokonaisuuden ja sen muodostavien eri teemojen hahmottamista.

Hyvä työtilarakenne ja sopiva tehtävätaso ovat perusasioita Worklistissä. Lisäksi eri työtila- ja henkilökohtaisten näkymien avulla voit hahmottaa yksittäisen työtilan kokonaisuuden parhaalla tavalla sekä oman työkuormasi useiden työtilojen väliltä. Tässä kirjoituksessa vinkkejä näihin teemoihin.  

Kiinnitä huomiota työtilan rakenteeseen ja tehtävien kokoon

1. Jaa työtila selkeisiin osiin

 

Yhteen Worklist-työtilaan voidaan kerätä isokin kasa työtä - vaikkapa vuoden kestävään projektiin liittyvä yhteistyö. Tällainen iso kokonaisuus on usein haastavaa käsitellä yhtenä klönttinä. Asioista tulee paljon ymmärrettävämpiä, kun työtila jaetaan osiin. Worklist:ssä nämä osat ovat työlistoja ja kansioita. 

Isohkon asiakasprojektin rakenne

Kannattaa pohtia hetki projektisi rakennetta, ennen kuin alat paukutella tehtäviä työlistoihin. Jos työtilaasi tulee erillisiä osioita, joiden tehtävät eivät suoraan liity toisten osien tehtäviin, luot selkeyttä kun pistät näiden asiat omiin laareihinsa.

Omaa työlista auttaa, kun haluat kontrolloida ja seurata budjettia ja aikataulua projektiosittain. Oma vastuuhenkilö auttaa sinua jakamaan vastuita ja on myös hyvä kriteeri työlistajakoon. Kun pystyt keskittämään jonkin projektiosan yksittäisen henkilön vastuulle, joka tietää kaikista tämän alueen tehtävistä sinua enemmän (tai vähintään melkein yhtä paljon :)), voi jako omaan työlistaan olla järkevää. 

Työlistalla omistaja, aikataulu & budjetti

Hyvällä työlistarakenteella luot selkeyttä ja ymmärrettävyyttä projektiisi, ja teet samalla muille osallistumisesta helpompaa. Sinun ei myöskään tarvitse lähteä aina liikkeelle nollista. Worklist-työkalussa voit luoda mallipohjia (joko kokonaisen työtilan, kansion tai työlistan laajuudella), joita voit jatkossa hyödyntää. Jatkuvaa parantamista noudattaen - tee ensin "good enough" -versio pohjasta ja paranna sitä pikkuhiljaa käytön kautta yhä paremmaksi.

Yhteenvetona - jaa tehtävät omaan työlistaan, kun...

  • tehtävät muodostavat selkeästi omat kokonaisuutensa
  • usein tehtävissä ei ole suoria riippuvuuksia yli työlistarajojen
  • haluat määritellä työlistalle selkeän omistajan, tavoitteen, aikataulun tai budjetin

2. Jaa työlistat oikeatasoisiksi tehtäviksi

Työlistan tehtäviä

Kun työlista on hyvin alustettu, sinulla on hyvät mahdollisuudet lähteä osittelemaan sitä tehtäviksi. Etenkin tärkeät avaintehtävät ansaitsevat heti myös vastuuhenkilön, kuvauksen sisällöstä sekä jonkinlaisen toteutusaikataulun.

Jotta työskentelystä tulee selkeää, kannattaa kiinnittää huomioita tehtävien kokoluokkaan. Worklistissä voit jakaa tehtäviä hyvin joustavasti haluamaasi määrään alitehtävätasoja, mutta tässä kohti kannattaa olla tarkkana. 

Suosituksemme on pyrkiä jakamaan työlista tehtäviin niin, että jokaiselle tehtävälle voit valita selkeän (yhden) vastuuhenkilön, antamaan melko tarkan kokoarvion ja saat mahdollisimman hyvin tietoa työn etenemisestä. Liian laaja tehtävä, jota ei ole pilkottu alitehtäviksi, johtaa helposti etenemistiedon hukkumiseen ja "jakautuneeseen vastuuseen". 

(Turhan) laajan tehtävän tietoja ja työkulkua

Alitehtäviin voit kasata siis tärkeää sisältöä, mutta niitä voi hyödyntää myös avaintehtävien laadunvarmistamisen ja riskienhallinnan näkökulmasta. IT-projekteissa "koodi on katselmoitu" tai rakennusprojektissa "huolto-ohjeet tehty & selkeät" voisivat olla alitehtäviä, jotka kohdistetaan eri henkilölle, kuin varsinainen päätehtävä. Näillä varmistetaan, että toteutus on tehty asianmukaisesti.

Yhteenvetona - sopivan tasoisella projektitehtävällä on...

  • yksi selkeä vastuuhenkilö (muut "seuraajia")
  • selkeä kuvaus sisällöstä & perusteltu arvio koosta
  • ei erittäin painavasti sisältöä alitehtävissä

3. Käytä aina työhösi parhaiten sopivia työnäkymiä

Worklistissä käsitellään aina tehtäviä, mutta erilaisissa työkokonaisuuksissa niitä voidaan haluta käsitellä hieman erilaisissa näkymissä.

Iso ja pitkä aikataulukriittinen projekti voi hyötyä Gantt-aikajanasta. Pienempi markkinointiprojekti voidaan pystyä kuvaamaan selkeästi Kanban-taululla. Ja usein tiimi tai henkilö voi haluta nähdä tehtävänsä ihan suorassa listassa.

Esim. Gantt-, Kanban ja Listanäkymät ovat tarjolla Worklistissä

Työtilassa käytettävät näkymät valitaan Laajennukset-sivun kautta. Tästä lisää laajennushallintaa käsittelevässä osassa.

Yksittäisessä työtilassa työskentely on paljolti tämän työtilan vastuuhenkilön - esimerkiksi projektipäällikön tai tiimin vetäjän vastuulla. Sinä haluat täältä nähdä kokonaiskuvan tämän teeman tilanteesta ja voit siis myös valita näkymät mielesi mukaan.

Yksittäisen työntekijän on usein helppoa työskennellä enemmän Saapuneet- ja Minun työni -näkymien kautta, joihin kerätään vain heille oleellista sisältöä.

Minun työni -näkymä tuo kaikki sinun vastuulla olevat asiat yhteen paikkaan. Siellä listataan ainoastaan tehtäviä, joissa sinä olet vastuuhenkilö. Tärkeysjärjestyksessä ylempänä olevat tehtävät näytetään listallasi ensimmäisinä.

Saapuneet-näkymä näyttää, mitä uutta on tapahtunut niissä tehtävissä, jotka kiinnostavat sinua. Tämä tarkoittaa tehtäviä, joissa olet joko vastuuhenkilö tai seuraaja. Seuraaja voi olla esimerkiksi tehtävän alkuperäinen luoja, joka on delegoinut tehtävän sittemmin eteenpäin. Seuraajaksi kannattaa merkitä myös ne henkilöt, jotka auttavat toteutuksessa vastuuhenkilöä. Mikäli tehtävään liittyy selkeitä osakokonaisuuksia, kannattaa toki käyttää alitehtäviä.

Worklist tarjoaa siis hyvät välineet niin projektipäällikölle, tiimin vetäjälle kuin yksittäiselle ammattilaisellekin, joilla kaikilla on erilaiset tarpeet töidensä suhteen.

Yhteenvetona - anna kunkin taplata tyylillään, esimerkiksi...

  • projektipäällikkö hallinnoi työtilaa haluaminsa tehonäkymin (Gantt, Kanban, budjetit, jne.)
  • tiimin jäsen seuraa pääasiassa omia Saapuneet- ja Minun työni -listojaan
  • johto osallistuu tarvittaessa ja seuraa raportteja ja työtilojen tilannetta ylätasolta
  • asiakas saa raportit sähköpostiin tai online-työtilaan

3 yleistä vinkkiä projektin oikeanlaiseen digistarttiin

Lähestyitpä projektiasi vesiputousmallilla tai ketterämmin, tärkeimmät avaintiedot on hyvä määritellä ja jakaa ennalta. Avaintietoja ovat mm. projektin tavoitteet, projektin sisältö (scope - mitä projektiin kuuluu ja mitä ei kuulu) sekä projektin onnistumisen kriteerit. Projektia kannattaa heti myös alkaa pilkkomaan osiin, koska se helpottaa kokonaisuuden ymmärtämistä ja osallistumista.

Vinkki no 1: Määrittele projektin osat ja niiden vastuuhenkilöt mahdollisimman pian

Projektin jakaminen järkeviin osiin ei kuitenkaan aina ole ihan yksinkertainen juttu.

Jos noudatat suoraa vesiputousmallia, voi olla järkevää jaotella projektisi osiin työvaiheittain (suunnittelu, design, toteutus, jne.). Jos toimit ketterämmin, projekti voi jakautua helpommin osiin tärkeiden kokonaisuuksien suhteen, jotka tuottavat jonkin projektille oleellisen tuloksen. Jos projektisi on hyvin laaja, voit haluta jakaa projektisi useisiin melko itsenäisiin osaprojekteihin, joille jokaiselle tarvitset oman omistajan, useita työvaiheita ja tätä myötä myös tavoitteet, budjetin ja aikataulun. Mihin malliin päädyitkään, tämä projektin rakenteen päättäminen on tärkeä päätös, ja hyvin tehty jaottelu helpottaa hahmottamistasi projektipäällikkönä sekä osallistujien ymmärrystä projektikokonaisuudesta.

Jos voit nimetä selkeän vastuuhenkilön projektin osa-alueen "omistajaksi", tämä on todennäköisesti hyvä päätös. Varmista, että hän ymmärtää aikataulut ja tavoitteet sekä sitoutuu projektin kokonaisuuteen. Jos pystyt tehtävätasolle asti itse tarkasti hallinnoimaan koko projektia, voit pärjätä yhdellä tehtävälistalla ja jakaminen osiin voi olla turhaa.

Vinkki no 2: Jaa työ selkeiksi tehtäviksi, jotta maltat olla puuttumatta joka asiaan

Optimitilanteessa jokaisella projektin tehtävällä:

  • selkeä (yksi) vastuuhenkilö
  • suhteellisen tarkka arvio kestosta
  • ei kauheasti tärkeää sisältöä alitehtävinä

Jos huomaat, että sinun tekisi mieli kohdistaa tehtävä usealle henkilölle, tai suorittava tiimi ei pysty antamaan arviota tehtävän koosta, jaa se pienempiin kokonaisuuksiin. Saman voit huomata, jos tehtävän alitehtäväksi kasaantuu merkittävästi tietoa. Alitehtäviä on parempi käyttää tehtävän laatua varmistaviin tarkistuksiin ("laitteen toiminta testattu" tai "code review tehty"), jotka kohdistetaan muille tiimin jäsenille - ei tehtävän päävastuuhenkilölle.

Selkeä ja ymmärretty tehtävänkuvaus on työkalusi virheiden välttämiseen ja mahdollistaa sinun keskittää oma huomiosi muihin asioihin sen jälkeen, kun olet tehtävän vastuuhenkilölle delegoinut.

Vinkki no 3: Anna jokaisen osallistua hänelle parhalla tavalla

Jokaisessa projektissa on aina mukana eritasoisia osallistujia. Ydintiimi toteuttaa pääosan työstä, spesialisti auttaa jossain tärkeässä tehtävässä, johtaja haluaa pysyä kärryillä kokonaisuuden edistymisestä, asiakas huohottaa niskaan vaihtelevasti ja niin edelleen. Jokaisella osallistujalla on erilaiset tarpeet sekä erilainen mielenkiinto osallistua.

Mikäli pystyt tarjoamaan jokaiselle osallistujalle parhaan mahdollisen osallistumistavan, parannat samalla mahdollisuuksiasi onnistua koko projektissa. Projektipäällikkönä voit tarvittaessa haluta saada voimatyökalut käyttöösi - vaikkapa Gantt-käppyrät tehtävien aikataulutuksen avuksi tai Kanban-taulun kokonaisuuden esittämiseksi palaverissa. Ydintiimi todennäköisesti haluaa ymmärtää kokonaisuutta ja nähdä projektisi kaiken sisällön, mutta selkeässä muodossa. Spesialistia kiinnostaa se osa, johon hän osallistuu. Asiakas ja johto todennäköisesti haluavat, että raportoit heille niihin työkaluihin (esim. sähköposti), joita he muutenkin käyttävät.

Worklist tarjoaa sinulle hyvät työkalut tätä varten, mutta sinun pitää käsittää asia myös itse. Joskus liika tieto häiritsee ihmisen ymmärrystä ja osallistumista projektiisi. Käytä tietoa ja digityökaluja harkiten ja eläytyen kunkin kollegasi rooliin.

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
management & planning
Lisätty kategoriaan
Keskustelua artikkelista
Hyvä projektirakenne ja sopiva tehtävätaso Worklist:llä
Suositellut kirjoitukset
worklist

Pysy tärkeistä asioista kärryillä Saapuneet-, Minun työni, ja Tiimi-näkymien avulla

Worklist toimii hyvin projektien hallintaan, mutta meille pääasia on saada jokaisen yksittäisen ammattilaisen työlistaa selkeämmäksi. Nykyaikana olemme samalla mukana lukuisissa projekteissa, jolloin oman tehtävälistan hahmottaminen on haastavaa. Saapuneet-, Minun työni ja Tiimi-näkymä nostavat tärkeitä asioita esille.

worklist

Worklist mukautuu laajennushallinnan avulla

Laajennushallinnan avulla tärkeimpiä Worklistin kohtia voidaan mukauttaa organisaation toimintatapoihin sopiviksi. Worklist sisältää kolmea eri laajennustyyppiä: tehtävälaajennuksia, näkymälaajennuksia sekä työtilalaajennuksia. Tässä lyhyt esittely tämänhetkisistä laajennuksista ja niiden käytöstä.

worklist

Työnkulkujen käsittely Worklistissä

Työnkulkujen ideana on kuvata, missä vaiheessa toteutustaan tehtävä tällä hetkellä kulkee. Worklist-työkalussa voit määritellä monia erilaisia kulkuja organisaatiotasolla erilaiseen työhön, joista on helppo valita kussakin projektissa (tai jopa tarkemmalla työlistatasolla) kulloinkin käytettävä työnkulku.