Aleksi Pulkkanen

M.Sc. in Industrial Engineering. COO @ Agendium
worklist
Lisätty kategoriaan

Tehtävien hallinta Worklistillä

Aleksi Pulkkanen
kirjoitti
Feb 10, 2017
Kommentoi
Jaa
 Lataa tietopaketti pdf-versiona

Kaikki työ jakautuu lopulta tehtäviin, jotka jonkun pitää hoitaa. Worklistissa tehtävä auttaa sinua keräämään kaiken tähän työpalaseen liittyvän sisällön yhteen paikkaan.

Worklist esittää tehtävät oletuksena selkeissä työlistoissa, mutta voit myös työstää niitä erilaisissa näkymissä työsi tarpeiden mukaan. Erilaiset ihmiset ja erilaiset tilanteet tarvitsevat erilaisia työnäkymiä. Lisäksi tehtävien sisällä voidaan tehdä erilainen määrä asioita, joita hallitaan laajennuksin. Esimerkiksi työkaikakirjaukset korostuvat tarkasti laskutettavassa asiakasprojektissa, mutta eivät välttämättä jatkuvassa sisäisessä työskentelyssä.

Tästä artikkelista saat katsauksen tehtävien ympärillä työskentelyyn Worklistissä.

Luo tehtävät työlistoille

Worklistissa yksi projektin tai tiimin työtila jakautuu kansioihin ja työlistoihin. Työlistat ovat se taso, jonne tehtävät lisätään. Kun katselet työtila- tai kansiotasoa, näet tehtävän nimen perässä sen työlistan, jolle tehtävä kuuluu.

Tehtäviä työlistan perusnäkymässä

Tehtäviä katsellaan oletuksellisesti listanäkymässä. Listanäkymän tarkoitus on tarjota mahdollisimman yksinkertainen ja tehokas näkymä työlistan toteutustilanteeseen, josta voi samalla nopeasti päivittää tietoja useille tehtäville.

 

Listanäkymää voi järjestää eri kriteerein (esim. Prioriteettijärjestys | Määräpäivä | Otsikko) ja näkyviin voi filteroida vain haluamansa tehtävät (esim. Kaikki | Avoimet | Erääntyneet). Suoraan listasta voi tehtäväkohtaisesti päivittää prioriteettia, statusta, aikataulua tai vastuuhenkilöä.

Katsele tehtäviä haluamallasi tavalla

Joskus lista ei ole paras tapa tehtävien katseluun. Kun halutaan hahmottaa kokonaistilanne vaiheittain, taulu toimii paremmin. Kun haluat tarkistaa, onko joku tiimin jäsen ylikuormittunut, klikkaa itsesi resurssit-näkymään.

Tehtäviä Kanban-näkymässä

Eri elementit tehtävien parissa työskentelyyn

Tehtävän tekemiseksi tarvitaan eri määrä työtä. Tällä hetkellä tehtävien parista löytyvät seuraavat elementit:

Alitehtävät

Voit aina jaotella tehtävän pienempiin kokonaisuuksiin; alitehtäviksi. Tätä kannattaa käyttää etenkin silloin, kun osa tehtävän toteutuksesta halutaan selvästi kohdistaa toisen henkilön vastuulle.

Alitehtävän voit luoda tehtävän näkymästä tai raahaamalla listanäkymässä toisen tehtävän sisennetyksi päätehtävän alle.

Kommentit ja viestit

Tehtävän aikajanalle voi kirjoittaa muistiinpanoja toteutukseen liittyen. Mikäli haluat samalla tökätä esimerkiksi kollegaasi sähköpostilla, valitse hänet sähköposti-ilmoituksen vastaanottajaksi, ja hän saa tiedon heti.  Sähköposti-ilmoituksen vastaanottajaksi voi helposti valita tehtävän seuraajat.

Viestit-valikon kautta voit halutessasi navigoida keskustelun yksilönäkymään, josta näet myös viestin lukuhistorian - eli ovatko muut nähneet viestisi sähköpostissa tai työkalussa.

Vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö on päävastuussa tehtävän toteutumisesta. Näitä voi olla vain yksi. Vastuuhenkilö vastaa tehtävästä kokonaisuudesta, vaikka sen toteuttaminen voisi vaatia monen eri ihmisen työpanosta. 

Seuraajat  

Seuraajat ovat muita osallistujia, joiden panosta tarvitaan tehtävän eteen. Tämä on tukivalinta, joka helpottaa mm. sähköposti-ilmoituksen lähettämistä kaikille seuraajiksi valituille henkilöille.

Tehtävän tavoiteaikataulu

Mikäli tehtävään liittyy tarkka ajankohta, jolloin sen pitäisi olla valmiina, kannattaa merkitä aikataulu tehtävätasolle. Kannattaa käyttää aikataulumerkintöjä kriittisille tehtäville, jotka sen oikeasti ansaitsevat. Muuten pärjäät pitkälle hyvään prioriteettijärjestykseen järjestetyillä tehtävälistoilla myös ilman päivämerkinköjä.

Tehtävän tila

Kukin projekti ja työlista käyttää valittua työnkulkua. Työnkulut voit määritellä organisaatiotasolla. Tehtävä voi kerralla olla yhdessä työnkulun tilassa. Oletustyönkululla on viisi tilaa - Odottaa | Aktiivinen | Valmis | Este | Peruutettu. Tilan perusteella tehtäviä voi esimerkiksi ottaa raportteja tai suodattaa tehtäviä näkyviin projektitason näkymistä.

Työaikakirjaukset

Tehtävään voi liittyä työaikakirjauksia. Voitte kirjata käytettyä työaikaa sekä arviota jäljelläolevasta työstä, jotta tehtävän tilasta saadaan vielä tarkempaa ymmärrystä. Budjetti-näkymässä tehtävät kuvataan käytetyn työajan perusteella.

Tehtävän aikajana

Tehtävän aikajanalle kirjataan kaikki merkittävät tapahtumat, jotta tehtävän työhistoria on helppo käsittää. Näet esimerkiksi helposti, milloin työ tehtävän parissa on aloitettu ja ketkä ovat sitä työstäneet.

Liitetiedostot

Tehtävään voi liittää tarpeellisen määrän liitetiedostoja - esimerkiksi taustamateriaalia. Mikäli tehtävän päätarkoitus on hioa joku tiedosto julkaisuvalmiiksi, tähän on tulossa oma työtiedosto tehtävätyyppinsä, jonka voi ottaa käyttöön laajennuskirjastosta (lisää tietoa tulossa myöhemmin).

Tiedostojen ohesta näet mm. tiedoston lisänneen henkilön sekä tiedoston lukuhistorian, eli ketkä muut ovat tiedoston itselleen ladanneet.

Tagit

Tagien avulla tehtäviä voidaan luokitella työlistatasoa tarkemmin. Jos haluat pystyä erottelemaan tehtävät toisistaan esimerkiksi raportoitaessa, käytä siihen tageja.

Tagit näkyvät esimerkiksi Minun työni -näkymässä työtilan ja työlistan nimen ohessa, jotta tunnistat heti, mihin aihepiirin tehtävä liittyy.

Laajennuksilla tehtävähallinta venyy tarkempiin tarpeisiinne

Olemme suunnitelleet Worklistin niin, että perusydin on yksinkertainen ja selkeä, mutta laajennusten avulla sitä voidaan laajentaa teille tärkeisiin bisnestarpeisiin. Esimerkiksi työaikaseuranta on esimerkki tehtävähallinann laajennuksesta, joka on joskus erittäin tärkeä ja toisinaan vaan tiellä.

Laajennuksilla tehtävien hallintaan voidaan tuoda esimerkiksi erilaisia näkymiä (esim. Gantt-kaavio) sekä erilaisia tehtävätyyppejä (esim. budjettimerkinnät).

Ota meihin yhteyttä tai kommentoi, jos olet kiinnostunut keskustelemaan lisää Worklistin laajentamisesta teille tärkeisiin käyttötapauksiin!

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
worklist
Lisätty kategoriaan
Keskustelua artikkelista
Tehtävien hallinta Worklistillä
Suositellut kirjoitukset
worklist

Pysy tärkeistä asioista kärryillä Saapuneet-, Minun työni, ja Tiimi-näkymien avulla

Worklist toimii hyvin projektien hallintaan, mutta meille pääasia on saada jokaisen yksittäisen ammattilaisen työlistaa selkeämmäksi. Nykyaikana olemme samalla mukana lukuisissa projekteissa, jolloin oman tehtävälistan hahmottaminen on haastavaa. Saapuneet-, Minun työni ja Tiimi-näkymä nostavat tärkeitä asioita esille.

worklist

Worklist mukautuu laajennushallinnan avulla

Laajennushallinnan avulla tärkeimpiä Worklistin kohtia voidaan mukauttaa organisaation toimintatapoihin sopiviksi. Worklist sisältää kolmea eri laajennustyyppiä: tehtävälaajennuksia, näkymälaajennuksia sekä työtilalaajennuksia. Tässä lyhyt esittely tämänhetkisistä laajennuksista ja niiden käytöstä.

worklist

Työnkulkujen käsittely Worklistissä

Työnkulkujen ideana on kuvata, missä vaiheessa toteutustaan tehtävä tällä hetkellä kulkee. Worklist-työkalussa voit määritellä monia erilaisia kulkuja organisaatiotasolla erilaiseen työhön, joista on helppo valita kussakin projektissa (tai jopa tarkemmalla työlistatasolla) kulloinkin käytettävä työnkulku.