Aleksi Pulkkanen

M.Sc. in Industrial Engineering. COO @ Agendium
worklist
Lisätty kategoriaan

Työnkulkujen käsittely Worklistissä

Aleksi Pulkkanen
kirjoitti
Mar 9, 2017
Kommentoi
Jaa
 Lataa tietopaketti pdf-versiona

Työnkulkujen ideana on kuvata, missä vaiheessa toteutustaan tehtävä tällä hetkellä kulkee.

Worklist-työkalussa voit määritellä monia erilaisia kulkuja organisaatiotasolla erilaiseen työhön, joista on helppo valita kussakin projektissa (tai jopa tarkemmalla työlistatasolla) kulloinkin käytettävä työnkulku. 

Esimerkiksi tuotekehitysideoiden käsittely voi vaatia
Idea / Käsittelyssä / Jonossa / Toteutuksessa -tyylisen työnkulun

kun taas markkinointiprojektissa voi riittää
Odottaa / Käynnissä / Valmis

Kuinka olittekin tottuneet toimimaan, Worklist tukee tarvitsemaanne vaiheistusta sujuvasti. Tässä artikkelissa on selitetty tärkeimmät asiat työnkulkujen käyttöön liittyen. 

Työnkulkujen käsittely

Työnkulkuja muokataan organisaatiotasolla. Projekteilla tai yksittäisillä työtiloilla ei siis ole omia työnkulkujaan, vaan organisaatiolla on oma "työnkulkukirjastonsa", josta käytettävän työnkulun voi valita.

Työnkulkuihin pääset käsiksi vasemman yläkulman valikon kautta

Linkki työnkulkujen hallintaan näkyy organisaation pääkäyttäjille ja löytyy vasemman yläkulman valikon kautta.

Työnkulun vaihetyypit

Jokaiseen työnkulkuun voit luoda niin monta varsinaista vaihetta kuin haluat. Nämä vaiheet kuuluvat aina johonkin vaihetyyppiin, joiden perusteella Worklist toimii. Vaihetyypit ovat:

Odottaa - Työtä tehtävän parissa ei ole vielä aloitettu. 

Käynnissä - Tehtävä käynnissä. 

Valmis - Tehtävä valmis. Nämä tehtävät suodatetaan pois "Käynnissä olevat tehtävät" -valinnalla.

Este - Tehtävä ei pysty etenemään. Nämä kannattaa liputtaa selkeästi erilleen huomattavalla värillä.

Peruutettu - Tehtävän toteutus peruttu syystä tai toisesta. Nämä tehtävät suodatetaan pois "Käynnissä olevat tehtävät" -valinnalla.

Työnkulun muokkaaminen

Jokaisella organisaatiolla on aluksi yksi oletustyönkulku. Voit tehdä muokkauksia tähän työnkulkuun lisäämällä vaiheita tai muokkaamalla olemassaolevia. 

Voit lisätä uusia vaiheita tai muokata työnkulun olemassaolevia vaiheita

Muokataksesi vaihetta klikkaa sen palkkia työnkulun kohdalta. Tämä aukaisee muokkausikkunan, josta voit vaihtaa vaiheen väriä ja nimeä. Uusia  vaiheita luodaan "Lisää"-napin kautta valitsemaasi vaihetyyppiin.

Vaiheita voit vaihetyypin sisällä järjestää uudelleen raahaamalla niitä haluamaasi järjestykseen hiirellä.

Työnkulun lisääminen

Kun haluat luoda täysin uuden työnkulun, klikkaa vasemmalta "Uusi työnkulku", valitse sille nimi, ja klikkaa vihreää symbolia.

Uusi työnkulku lisätään vasemmasta valikosta

Työnkulku luodaan aluksi tyhjänä, mutta tutut vaihetyypit ovat heti tarjolla. Lisää siis haluamasi vaiheet sopiviin vaihetyyppeihin klikkaamalla "Lisää" painiketta haluamasi vaihetyypin alta.

Uusi työnkulku on aluksi tyhjä

Käytettävän työnkulun valinta

Jokaiseen työtilaan liittyy ensisijainen työnkulku, jota tämän työtilan tehtävät käyttävät. Tämä valitaan "Hallinnoi projektia" -sivun kautta.

Projektin hallinnasta löytyy ensisijiaisen työnkulun valinta

Ensijainen työnkulku on se työnkulku, jonka tiloja tarjotaan ensisijaisesti asetettavaksi tehtäville. Jokaiselle tehtävälle voi tarvittaessa poimia tilan myös muiden työnkulkujen sisältä. Kannattaa kuitenkin pyrkiä käyttämään yhden työtilan sisällä yhtä työnkulkua, koska tämä helpottaa tehtävien esittämistä eri näkymissä (esim. Kanban-kartta).

Muut työnkulut näkyvät tehtävän tilaa vaihdettaessa ensisijaisen työnkulun alla

Tarvittaessa myös työlistatasolla voi määritellä työnkulun. Tällöin projektin ensisijainen työnkulku "yliajetaan "tämän työlistan tehtäville. Tämä tapahtuu "Työlistan asetukset" -sivun kautta.

Voit asettaa uuden ensisijaisen työnkulun työtila- tai työlistatasolla

Vinkkejä työnkulkujen käyttöön

Jokaisella työnkulun vaiheella tulisi olla selkeä tarkoitus. Ei kannata lisätä vaiheita, jotka eivät ole työnne kannalta pakollisia, mukaan sekoittamaan työskentelyä.

Tässä kuvassa on suodatettu esiin Este-vaiheen tehtävät

Työnkulun vaiheita voit käyttää myös tehtävien suodattamiseen. Kaiva esiin helposti vaikka ainoastaan estyneet tehtävät, joihin aiot puuttua, tai sinun vastuullasi olevan vaiheen tehtävä. 

Kokonaistilanteen helpottamista auttaa, mikäli et ole jakanut tehtävien käsittelyä työtilassa turhan moneen työnkulkuun. Tämäkin käppyrä näyttäisi paljon hankalammalta, mikäli jokaisen työlistan tehtävät noudattaisivat erilaisia vaiheita. 

Työtilan yhteenveto löytyy Tiedot-välilehdeltä

Mikäli vaihe on kaikkein oleellisin tieto tehtäviä käsitellessänne, voi olla järkevää käyttää hyväksi Kanban-taulua, joka ryhmittelee tehtävät visuaalisesti eri sarakkeisiin tehtävän vaiheen mukaan. Kanban-näkymän löydät "Taulu-linkin" kautta.

Kanban-taulu ryhmittelee tehtävät vaiheittain eri sarakkeisiin

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
worklist
Lisätty kategoriaan
Keskustelua artikkelista
Työnkulkujen käsittely Worklistissä
Suositellut kirjoitukset
worklist

Pysy tärkeistä asioista kärryillä Saapuneet-, Minun työni, ja Tiimi-näkymien avulla

Worklist toimii hyvin projektien hallintaan, mutta meille pääasia on saada jokaisen yksittäisen ammattilaisen työlistaa selkeämmäksi. Nykyaikana olemme samalla mukana lukuisissa projekteissa, jolloin oman tehtävälistan hahmottaminen on haastavaa. Saapuneet-, Minun työni ja Tiimi-näkymä nostavat tärkeitä asioita esille.

worklist

Worklist mukautuu laajennushallinnan avulla

Laajennushallinnan avulla tärkeimpiä Worklistin kohtia voidaan mukauttaa organisaation toimintatapoihin sopiviksi. Worklist sisältää kolmea eri laajennustyyppiä: tehtävälaajennuksia, näkymälaajennuksia sekä työtilalaajennuksia. Tässä lyhyt esittely tämänhetkisistä laajennuksista ja niiden käytöstä.

worklist

Työnkulkujen käsittely Worklistissä

Työnkulkujen ideana on kuvata, missä vaiheessa toteutustaan tehtävä tällä hetkellä kulkee. Worklist-työkalussa voit määritellä monia erilaisia kulkuja organisaatiotasolla erilaiseen työhön, joista on helppo valita kussakin projektissa (tai jopa tarkemmalla työlistatasolla) kulloinkin käytettävä työnkulku.