Aleksi Pulkkanen

M.Sc. in Industrial Engineering. COO @ Agendium
worklist
Lisätty kategoriaan

Worklist mukautuu laajennushallinnan avulla

Aleksi Pulkkanen
kirjoitti
Mar 15, 2017
Kommentoi
Jaa
 Lataa tietopaketti pdf-versiona

Laajennushallinnan avulla tärkeimpiä Worklistin kohtia voidaan mukauttaa organisaation toimintatapoihin sopiviksi. Esimerkiksi tehtävien hallinnassa joillekin voi riittää pelkkä määräpäivän ja vastuuhenkilön määrittely, kun toinen haluaa määritellä tehtäväkohtaisen työmääräbudjetin sekä toteutuksen tarkat päivämäärät.

Worklist sisältää kolmea eri laajennustyyppiä: tehtävälaajennuksia, näkymälaajennuksia sekä työtilalaajennuksia.

Mitä tietoja tehtäväsi tarvisevat? - Tehtävälaajennukset

Erilainen työ vaatii eri tarkkuutta tehtävien hallintaan. Joskus tarkka toteutusaikataulu ja tuntibudjetointi on tärkeää, joskus riittää priorisoitu selkeä lista tehtäviä.

Tällä hetkellä voit muokata tehtävien käsittelyä seuraavin elementein.

Tehtävässä useampi alitehtävä

Alitehtävät

Jaa isoja tehtävia alitehtäviksi helpottaaksesi vastuunjakoa.

Tagi-luokittelu

Käytä tageja merkitsemään toisinnsa liittyvät tehtävät vaikkapa raportointia varten.

Vastuuhenkilö

Määritä tehtävälle omistaja, jotta vastuut ovat selkeät.

Aloituspvm

Suunnittele, milloin tehtävän toteutuksen pitäisi alkaa.

Loppupvm

Anna tehtävän valmistumiselle määräpäivä.

Työajan kirjaaminen

Kirjaa tehtyä ja arvioi jäljelläolevaa työmäärää, jotta pysyt kärryillä käytetystä työajasta.

Kuvassa tehtävien ohessa näkyy tila, vastuuhenkilö, päivämäärät sekä yhteenveto työajasta

Kuinka haluat tehtäväsi nähdä? - Näkymälaajennukset

Jokainen meistä käsittelee ja ymmärtää tietoa eri tavoin. Toinen on Kanban-taulua kokonaisuutena katseleva visualisti, toinen tarkkoja Gantt-riippuvuuksia rakentava insinööri.

Worklist auttaa sinua katselemaan kunkin työtilan tehtäviä haluamallasi tavalla.

Kanban-taulu näyttää tehtävät sarakkeissa vaiheiden mukaan

Vaiheittain (Kanban-taulu)

Tehtäväsi näytetään vaiheittain sarakkeissa kanban-taululla.

Alku- ja loppupäivien mukaan (Gantt-kaavio)

Tehtäväsi näytetään toteutusajan mukaan Gantt-kaaviossa.

Työajan mukaan (budjettinäkymä)

Tehtäväsi listataan käytetyn työajan mukaan budjettitaulukossa.

Resurssikäytön mukaan

Tehtävät ryhmitellään vastuuhenkilön ja toteutusajan mukaan.

Mitä muuta työtä tässä työtilassa tehdään? - Työtilalaajennukset

Worklistin tavoitteena on tuoda erilaista työtä yhteen. Jotkin tehtävistä kuuluvat virallisempiin projekteihin, osa on jatkuvaa tiimissä tekemistä, osa taas henkilökohtaista tehtävälistaa. Etenkin jatkuvassa tiimityössä voi olla hyödyllistä tuoda mukaan muunlaisiakin tärkeitä työelementtejä, jotka eivät ole suoraan tehtäväriippuvaisia.

‍Työtilalaajennukset ilmestyvät alimmaksi työtilan vasempaan palkkiin

Kokoukset

Lähetä kokouskutsut ja arkistoi kokousdokumentit samassa työtilassa tehtävien kanssa.

Tiedostojen jako

Luo erillisen tiedostoarkiston, jonne voit luoda haluamasi kansiorakenteen ja lisätä tiedostoja.

Sähköpostikeskustelut

Luo erillisen listan sähköpostikeskusteluille, jotka eivät liity yksittäiseen tehtävään.

Laajennushallinta ja työtilatyypit

Laajennushallinnan kautta Worklist-organisaatioonne voidaan luoda monta erilaista työtilatyyppi. Asiakasprojekteilla voi olla erilainen työtilatyyppi kuin sisäisillä tiimeillä tai johtoryhmällä.

Laajennushallintaan löydät vasemman yläkulman valikon kautta, klikkaamalla "Laajennukset". Linkki laajennushallintaan näkyy ainoastaan organisaation pääkäyttäjille.

Laajennukset-linkki

Työtilatyypin luominen

Jos haluat tehdä muokkauksia laajennuksiin, sinun tulee ensin luoda uusi työtilatyyppi. Klikkaa "+ Lisää työtilatyyppi".

Säädä haluamasi laajennukset päälle ja pois nappien avulla. Muutokset tallennetaan automaattisesti.

Kuva laajennushallinasta

Työtilatyypin valinta

Jokaiseen työtilaan voit valita erikseen käytettävän työtilatyypin. Klikkaa työtilan nimeä ja siirry "Hallitse työtilaa" -sivulle.

Hallitse työtilaa -linkki

Täältä työtilan pääkäyttäjä voi tehdä valinnan olemassaolevien työtilatyyppien pohjalta. Kun muutat työtilatyyppiä, huomaat heti muutokset työtilan rakenteessa ja ominaisuuksissa.

Työtilatyypin vaihtaminen

Kysymyksiä, kommentteja?

Jos laajennushallinta aiheuttaa ihmettelyä tai haluat kuulla parhaista käytännöistä oman työnne kannalta, jätä kommentti tai ota meihin yhteyttä suoraan tai vaikkapa Facebookissa tai Twitterissä, niin keskustellaan asiasta tarkemmin!

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
worklist
Lisätty kategoriaan
Keskustelua artikkelista
Worklist mukautuu laajennushallinnan avulla
Suositellut kirjoitukset
worklist

Pysy tärkeistä asioista kärryillä Saapuneet-, Minun työni, ja Tiimi-näkymien avulla

Worklist toimii hyvin projektien hallintaan, mutta meille pääasia on saada jokaisen yksittäisen ammattilaisen työlistaa selkeämmäksi. Nykyaikana olemme samalla mukana lukuisissa projekteissa, jolloin oman tehtävälistan hahmottaminen on haastavaa. Saapuneet-, Minun työni ja Tiimi-näkymä nostavat tärkeitä asioita esille.

worklist

Worklist mukautuu laajennushallinnan avulla

Laajennushallinnan avulla tärkeimpiä Worklistin kohtia voidaan mukauttaa organisaation toimintatapoihin sopiviksi. Worklist sisältää kolmea eri laajennustyyppiä: tehtävälaajennuksia, näkymälaajennuksia sekä työtilalaajennuksia. Tässä lyhyt esittely tämänhetkisistä laajennuksista ja niiden käytöstä.

worklist

Työnkulkujen käsittely Worklistissä

Työnkulkujen ideana on kuvata, missä vaiheessa toteutustaan tehtävä tällä hetkellä kulkee. Worklist-työkalussa voit määritellä monia erilaisia kulkuja organisaatiotasolla erilaiseen työhön, joista on helppo valita kussakin projektissa (tai jopa tarkemmalla työlistatasolla) kulloinkin käytettävä työnkulku.